מערכת של קווים מנחים ונהלים שארגון פועל לפיהם כדי להבטיח שתהליכי הרכש יהיו שקופים, הוגנים ויעילים. המדיניות מתווה את גישת הארגון לרכש, לרבות השלבים המעורבים, התפקידים והאחריות של המעורבים ולוחות הזמנים לכל שלב. מדיניות רכש מתוכננת היטב יכולה לעזור להבטיח שהארגון ישיג את הסחורות והשירותים הדרושים לו במחיר הטוב ביותר, תוך מזעור הסיכון להונאה, שחיתות ושיטות לא אתיות אחרות. המדיניות יכולה גם לסייע להבטיח שספקים פוטנציאליים יזכו ליחס הוגן ושתהליך הרכש יהיה שקוף ופתוח לתחרות.

מרכיבים מרכזיים של מדיניות רכש עשויים לכלול:

1. נהלים – המדיניות צריכה לפרט את הליכי הרכש שהארגון יפעל, לרבות השלבים הכרוכים בתהליך הרכש, התפקידים והאחריות של המעורבים ולוחות הזמנים לכל שלב.
2. סטנדרטים אתיים – תיאור הסטנדרטים האתיים שהארגון מצפה מעובדיו ומספקיו, לרבות מחויבות לשקיפות, הוגנות ויושרה.
3. בחירת ספקים – פירוט הקריטריונים שבהם ישתמש הארגון לבחירת ספקים, לרבות הכישורים, הניסיון והרקורד שלהם.
4. ניהול חוזים – תיאור הנהלים שהארגון יפעל על מנת לנהל את ההסכם עם ספקים, לרבות מעקב אחר ביצועים, חוות דעת עיתיות, SLA, פתרון מחלוקות והבטחת עמידה בהתחייבויות חוזיות.
5. ניהול סיכונים – תיאור הנהלים לניהול סיכונים הקשורים לרכש ופיתוח אסטרטגיות להפחתת סיכונים וניטור חשיפת סיכונים.

מדיניות רכש מתוכננת היטב יכולה לסייע להבטיח שהארגון ישיג את הסחורות והשירותים הדרושים לו במחיר הטוב ביותר, תוך מזעור הסיכונים הכרוכים ברכש, תוך יחס הוגן לספקים והליך רכש שקוף ופתוח לתחרות.